Lastenheft

Lastenheft und Pflichtenheft im Vergleich

Fazit der Tabelle: Das Lastenheft formuliert die Anforderungen, das Pflichtenheft verspricht, wie sie erfüllt werden.

Ein Merksatz hilft: Die „Lasten“ trägt der Kunde, er formuliert, was er braucht. Die „Pflichten“ übernimmt der Lieferant, er sagt zu, was er leistet. Beide Begriffe sind in der DIN 69901-5 (Projektmanagement, Begriffe) beschrieben. Für technische Projekte geben VDI-Richtlinien Orientierung: VDI 2519 Blatt 1 zum Vorgehen bei Lasten- und Pflichtenheften, VDI/VDE 3694 für Automatisierungssysteme.

Wofür ein Lastenheft gebraucht wird

• Vergleichbare Angebote: Erhalten alle Anbieter dieselben Anforderungen, lassen sich Preise und Lösungen sachlich vergleichen. Das Lastenheft ist damit die Grundlage für eine Anfrage, siehe Request for Quotation.
• Interne Klarheit: Produktion, Instandhaltung, Qualität, IT und Geschäftsführung müssen sich vorab einigen, was wirklich gebraucht wird. Allein dieser Abstimmungsprozess deckt oft Widersprüche auf.
• Grundlage für die Abnahme: Was im Lastenheft als prüfbares Kriterium steht, kann später bei der Abnahme gemessen werden.
• Weniger Nachträge: Unklare Anforderungen sind eine der häufigsten Ursachen für Änderungswünsche, Mehrkosten und Terminverzug.

Was in ein Lastenheft gehört: Gliederung für Industrieprojekte

1. Ausgangssituation und Ziel: Warum wird das Projekt gestartet, welches Problem soll gelöst werden?
2. Ist-Zustand: vorhandene Prozesse, Maschinen, Software, Mengengerüst (Stückzahlen, Varianten, Benutzer)
3. Soll-Zustand und funktionale Anforderungen: was das System können muss, möglichst als einzelne, nummerierte Anforderungen
4. Nicht-funktionale Anforderungen: Taktzeit, Verfügbarkeit, Genauigkeit, Bedienbarkeit, IT-Sicherheit, Datenschutz
5. Normen und Vorschriften: zum Beispiel Maschinenrichtlinie bzw. Maschinenverordnung, CE-Kennzeichnung, branchenspezifische Vorgaben
6. Schnittstellen: zu bestehenden Anlagen, Steuerungen, ERP, MES oder anderen Systemen
7. Rahmenbedingungen: Platz, Medien (Strom, Druckluft), Umgebung, Termine, Budgetrahmen
8. Lieferumfang und Leistungen: Dokumentation, Schulung, Inbetriebnahme, Service, Ersatzteile
9. Abnahmekriterien: woran gemessen wird, ob das Ergebnis den Anforderungen entspricht
10. Anhang: Zeichnungen, Musterteile, Datenbeispiele, Layouts

Beispiel: Auszug aus einem Lastenheft im Maschinenbau

Ein mittelständischer Zulieferer will eine manuelle Montagestation durch eine teilautomatisierte Zelle ersetzen. Ein Auszug aus den Anforderungen könnte so aussehen:

Fazit der Tabelle: Gute Anforderungen sind nummeriert, priorisiert und so formuliert, dass sich bei der Abnahme eindeutig prüfen lässt, ob sie erfüllt sind.

Wichtig ist, was in diesem Auszug fehlt: Es steht nirgends, welcher Roboter oder welches Schraubsystem verwendet werden soll. Diese Entscheidung gehört in das Pflichtenheft des Anbieters.

Lastenheft erstellen in fünf Schritten

1. Beteiligte festlegen: eine verantwortliche Person benennen und alle betroffenen Bereiche einbinden, also Produktion, Instandhaltung, Qualität, IT, Einkauf und Arbeitssicherheit.
2. Ist-Zustand und Ziele aufnehmen: Kennzahlen erheben, etwa Stückzahlen, Taktzeiten, Ausschuss oder die OEE der bisherigen Anlage. Danach festlegen, woran Erfolg gemessen wird.
3. Anforderungen sammeln und priorisieren: jede Anforderung einzeln aufschreiben und als Muss, Soll oder Kann einstufen.
4. Prüfen und bereinigen: Widersprüche, Lösungsvorgaben und unprüfbare Formulierungen wie „schnell“ oder „benutzerfreundlich“ entfernen oder messbar machen.
5. Freigeben und versionieren: Die Geschäftsführung bzw. Projektleitung gibt das Lastenheft frei. Änderungen werden ab dann mit Datum und Version dokumentiert.

Bei neuen Technologien, etwa einer KI-gestützten Bildverarbeitung, kann vor dem endgültigen Lastenheft ein Proof of Concept sinnvoll sein. Er zeigt, welche Anforderungen überhaupt realistisch sind.

Typische Fehler im Lastenheft

• Lösungen statt Anforderungen: „Roboter Typ Y verwenden“ schränkt Anbieter unnötig ein. Besser ist es, das Ziel zu beschreiben, etwa Taktzeit, Traglast und Genauigkeit.
• Unprüfbare Formulierungen: „hohe Verfügbarkeit“ lässt sich nicht abnehmen, „technische Verfügbarkeit ≥ 95 % im Dreischichtbetrieb“ schon.
• Fehlendes Mengengerüst: Ohne Stückzahlen, Varianten und Benutzerzahlen kann kein Anbieter seriös kalkulieren.
• Schnittstellen vergessen: Die Anbindung an ERP, MES oder vorhandene Steuerungen ist oft der aufwendigste Teil und gehört ausdrücklich ins Lastenheft.
• Kein Änderungsprozess: Werden Anforderungen nach der Freigabe nebenbei geändert, verliert das Dokument seinen Wert als Vergleichs- und Abnahmegrundlage.

Lastenheft für Software, ERP und CRM

Auch bei Software-Einführungen ist das Lastenheft üblich, etwa für ERP-, CRM- oder MES-Systeme. Zusätzlich zur obigen Gliederung sollten dann beschrieben werden:

• die Geschäftsprozesse, die das System abbilden soll, am besten als konkrete Abläufe aus dem eigenen Alltag
• die Datenübernahme aus Altsystemen
• Rollen und Berechtigungen
• Anforderungen an Hosting, Datenschutz und IT-Sicherheit

Statt langer Funktionslisten bewähren sich bei Software Testszenarien. Jeder Anbieter muss dann in einer Präsentation zeigen, wie sein System einen typischen eigenen Ablauf löst.